0

Quy trình mua hàng toàn diện trong WinERP

By
Phạm Tuyết
on 07:22, 16/04/2018 1.071 lượt xem

Tất cả các yếu tố của một Quy trình Mua hàng hoàn thiện

Các thông tin về nhà cung cấp hoặc các đơn đặt hàng (order) là những tài liệu cho phép bạn quản lý các cuộc đàm phán giá, hóa đơn nhà cung cấp, kiểm soát, xử lý hóa đơn hàng hóa và đồng bộ hóa tất cả các tài liệu.

Chúng ta hãy bắt đầu bằng cách nhìn vào quy trình theo đơn hàng như sau:

  1. Yêu cầu chào giá gửi cho nhà cung cấp,
  2. Xác nhận mua hàng,
  3. Tiếp nhận và kiểm soát các sản phẩm,
  4. Kiểm soát các hóa đơn.

Yêu cầu chào giá nhà cung cấp.

 Để nhập một yêu cầu chào giá cho nhà cung cấp bạn vào menu Mua hàng-> Mua hàng->Yêu cầu chào giá.

Odoo CMS - a big picture

 Nhập dữ liệu cho một Chào giá.

+ Chọn nhà cung cấp bạn muốn gửi chào giá.

+ Vendor reference (Tham chiếu nhà cung cấp): Nếu bạn đang bán hàng qua các Affiliate thì mục này bạn sẽ điền là mã SO mà do  Affiliate  đó vừa bán được, và ở PO này mã sản phẩm sẽ là chiết khấu hoa hồng cho các  Affiliate, số tiền trong hoá đơn bằng với số tiền hoa hồng phả trả.

+ Đơn vị tiền tệ: VND, USD, EUR

+ Ngày đặt hàng : Là ngày bạn đặt hàng, hệ thống sẽ tự động tạo, và bạn có thể thay đổi ngày đặt hàng cho đơn hàng.

+ Sản phẩm: Chọn nút sổ xuống bạn sẽ chọn được sản phẩm mà bạn muốn mua. Nếu sản phẩm đó chưa có trong danh mục sản phẩm bạn có thể tạo mới một sản phẩm và tiếp tục chào giá của mình ( Lưu ý: Bạn nên tạo sản phẩm trước khi tạo một chào giá, hay đơn giá) 

+ Số lượng sản phẩm: Số lượng sản phẩm bạn muốn mua từ nhà cung cấp.

+ Giá sản phẩm: Ở mục này hệ thống có thể đưa ra gợi ý giá cả, hoặc là bạn có thể tự nhập, hoặc để trống phần này sau khi gửi chào giá đến nhà cung cấp, nhà cung cấp sẽ gửi lại giá sản phẩm cho bạn.

+ Ở phía dưới cùng của mỗi đơn hàng sẽ có phần ghi chú bạn có thể ghi chú vào phần này để nhà cung cấp có thể đọc và hiểu được nội dung mà bạn muốn thực hiên.

** Lưu ý: Bạn có thể gửi chào giá đến cho nhiều nhà cung cấp, như vậy bạn sẽ có được nhiều sự lựa chọn về giá tốt nhất. Sau khi chọn được nhà cung cấp tốt nhất bạn sẽ gửi đơn hàng cho nhà cung cấp đó.

 

Odoo CMS - a big picture

Lựa chọn kho để nhập hàng.

Để lựa chọn kho hàng để nhập hàng về vào mục giao hàng và hoá đơn-> Chọn kho.
Đối với các sản phẩm dịch vụ sẽ không có lưu trữ kho hàng.
Lựa chọn hình thức thanh toán :
+ Thanh toán ngay.
+ 15 ngày
+ Trước 30 ngày.

Odoo CMS - a big picture

Gửi RFQ cho nhà cung cấp

Để gửi RFQ cho nhà cung cấp bạn chọn nút Send RFQ 
Odoo CMS - a big picture

Xác nhận đơn hàng

Xác nhận đơn hàng. 

Odoo CMS - a big picture

Nhận sản phẩm

 Ở khâu nhận sản phẩm, sau khi thủ kho kiểm tra hàng vừa nhận và báo cáo lại số lượng, bạn sẽ báo cáo lại số lượng sản phẩm nhận được bằng cách chọn vào các nút list (được tô màu vàng như trong hình ) sau đó sẽ có bảng điền thông tịn số lượng sản phẩm nhận vào kho.

Odoo CMS - a big picture

 Nếu số lượng hàng nhận được không đủ so với đơn hàng đang có, bạn hãy điền đúng số lượng nhận được và sau đó hệ thống sẽ xử lý tình huống này bằng cách hỏi lại bạn có muốn tạo lại một chào giá mới cùng nhà cung cấp này, với số lượng hàng còn thiếu so với hoá đơn. Nếu bạn đồng ý hệ thống sẽ gửi lại một yêu chào chào giá mới cho nhà cung cấp, còn nếu bạn chọ không thì việc mua hàng của bạn kết thúc. Số tiền mà bạn phải trả trên hoá đơn sẽ là số tiền tương ứng với số hàng hoá mà bạn nhận được.

Odoo image and text block

Còn nếu như sản phẩm bị hư hỏng, sản phẩm phế liệu bạn có thể trả lại hàng cho nhà cung cấp. Và lượng hàng hoá trả lại sẽ bị trừ ra khỏi kho hàng.

Odoo image and text block

 Khi chọn trả hàng, sẽ có một bảng hiện thị số lượng hàng hoá mà bạn muốn trả lại. Hãy chỉnh sửa số lượng hàng hoá đúng với số lượng cần trả sau đó chọn To refund ( SO/PO) -> trả hàng.

Odoo image and text block

 Form xác nhận trả hàng cho nhà cung cấp.

Odoo image and text block

Lập hoá đơn

Sau khi nhận sản phẩm bạn tiến hành lập hoá đơn cho khách hàng. Các bước tiến hành như sau, bạn quay ra chọn đơn hàng cần tạo hoá đơn , bên góc phải màn hình sẽ có một ô tạo hoá đơn kích chọn vào đó để tạo hoá đơn cho đơn hàng.
Odoo image and text block

 Sau đó nhấn "Tạo" để điền thông tin hoá đơn.

Odoo image and text block

 Thông tin hoá đơn bao gồm các trường sau:

+ Nhà cung cấp

+ Vendor reference.

+ Add puchase Order.

+ Tài liệu nguồn: là mã đơn hàng.

+ Ngày hoá đơn: Ngày tạo hoá đơn

+ Ngày đến hạn:đơn Ngày hết hạn trên đơn hàng

+ Tiền tệ: USD, EUR, VND.

+ Thông tin Bill: Thông tin tên sản phẩm, số lượng , bảng giá, mã vạch, mã sản phẩm, miêu tả, chiết khấu, tài khoản.

Odoo image and text block
Odoo image and text block

Tiến hành thanh toán 

 Thanh toán hoá đơn : Chọn Register payment.

Odoo image and text block

 Lưu ý : Khi tiến hành bạn phải chú ý xem số tiền thanh toán , ngày thanh toán ,và sổ ngân hàng đã đúng chưa, nếu sai phải điều chỉnh lại.

Odoo image and text block